Conversietaak proces van begin tot eind

Een conversietaak bevat een bestand wat moet worden omgezet naar een elektronische factuur. Vaak is dit een pdf-factuur, of een foto van een bonnetje. Iedere taak bevat één te converteren document. Door de taak te starten wordt de beste conversiemethode gezocht en kan de status gevolgd worden. Indien een document geconverteerd is verschijnt deze in het archief en daarmee ook automatisch in de gekoppelde software. Indien het niet mogelijk is dit document te converteren wordt een email gestuurd naar de inzender.

Inkoopfacturen en verkoopfacturen

Zowel pdf-inkoopfacturen als pdf-verkoopfacturen kunnen worden omgezet in een e-factuur. Hierdoor kunnen deze documenten ingelezen worden in uw boekhoudsoftware. Dit is vooral handig als de facturen in een softwarepakket worden gemaakt die nog geen e-facturen ondersteunt.

Natuurlijk is het veel beter om er voor te zorgen dat er échte e-facturen worden verzonden. Gebruik hiervoor een softwarepakket wat e-facturatie ondersteund of verzend gratis een factuur op het eVerbinding portaal.

Let op! Buitenlandse facturen kunnen alleen verwerkt worden voor Nederlandse organisaties. Wanneer een buitenlandse factuur door een niet Nederlandse organisatie wordt ingestuurd, zal deze niet verwerkt kunnen worden.

Meer informatie over het verwerken van:
– Verkoopfacturen: https://support.everbinding.nl/knowledge-base/pdf-verkoopfacturen-verwerken/
– Inkoopfacturen: https://support.everbinding.nl/knowledge-base/verwerken-van-inkoopfacturen/

Insturen

Per e-mail

Een pdf-factuur kan gemakkelijk per e-mail worden ingestuurd en werkt als volgt:
– Inkoopfacturen: [kvknr]@inkoopfacturen.everbinding.nl
– Verkoopfacturen: [kvknr]@verkoopfacturen.everbinding.nl

Voorwaarden bij het insturen

  1. De volgende bestandsformaten kunnen worden verwerkt:  pdf, jpeg, jpg, bmp, xml, png, xls*, xlsx*, doc*, docx*.
    Eén factuur per pdf-bestand.
  2. Verstuur facturen met meerdere pagina’s als één bestand
  3. De e-mail mag tot 35 MB groot zijn.
  4. Maximaal 50 facturen per e-mailbericht.
    (let op! afbeeldingen in handtekeningen etc worden ook gezien als bijlagen)
  5. De maximale grote van één bestand is 10 MB.
  6. Bijlage(n) kleiner dan 10KB worden niet verwerkt.* alleen officiële versie van Microsoft Office wordt ondersteund

Via beveiligde verbinding

Voor veilig insturen van te converteren bestanden is het mogelijk een verbinding te maken met een lokale map op de server of computer.

Vanaf mobiel met de app

Het is mogelijk om via de eScanner app een foto te maken van een document en deze in te sturen naar eVerbinding. Deze app zal de bestanden via een beveiligde verbinding versturen.

Conversietaak

Na het insturen van een document per e-mail of via de app is deze binnen enkele seconden als conversietaak zichtbaar op het platform. De conversie van een pdf-factuur zelf kan soms even duren. Dit komt doordat meestal een automatische omzetting niet mogelijk is en er dus handmatige controles moeten plaatsvinden. Dit wordt door eVerbinding geregeld.

Inzicht in de voortgang van het conversieproces is zichtbaar op het platform. Ga hiervoor naar De app Conversietaak. Alle ingestuurde pdf-documenten zijn hier direct zichtbaar, waarna de status aan geeft wat de voortgang van de conversie is. Hierop kan ook worden gefilterd en kunnen overzichten worden gemaakt.

Postvak In / Uit

Na de verwerking van de conversietaak wordt een inkoopfactuur een ‘Postvak in’ document en een verkoopfactuur een ‘Postvak uit’ document. Deze kan hier worden ingezien en vanaf deze locatie gedownload naar de gekoppelde software.

Inzicht in de voortgang van alle postvak in en uit documenten is zichtbaar op het platform. Ga hiervoor naar De app Inkoopfacturen of Verkoopfacturen. Alle ingestuurde pdf-documenten zijn hier na conversie direct zichtbaar. Op de status zoals ‘gedownload’ kan ook worden gefilterd en kunnen overzichten worden gemaakt.