Vanuit AFAS is het ook mogelijk om de verkoopfacturen te versturen via eVerbinding. Om dit te kunnen doen heb je een koppeling nodig en dien je daarna een aantal instellingen aan te passen.

Je bepaalt per verkooprelatie/debiteur of je de facturen wilt verzenden via eVerbinding.

De verstrekkingswijze ‘eVerbinding (UBL)’ stel je in op het tabblad ‘Digitaal‘. Ook is het KvK-nummer of ‘Bedrijfs-ID eVerbinding’ van de verkooprelatie nodig. Eén van deze velden is verplicht bij de verzending via eVerbinding.

Je kunt deze gegevens ook importeren via ‘Verkooprelatie (organisatie)‘ en ‘Verkooprelatie (persoon)‘ of met de UpdateConnectoren KnSalesRelationOrg en KnSalesRelationPer met het veld eVerbindingID ‘EnId’ opgenomen.

Verkooprelatie voor e-factuur via eVerbinding inrichten:

1. Ga naar:
   • ‘Ordermanagement’ => ‘Verkoop’ => ‘Verkooprelatie’     Of
   • ‘Financieel’ => ‘Debiteur’ => ‘Debiteur’
     
                      
2. Open de eigenschappen van de ‘Verkooprelatie’.
   
   
   
3. Ga naar het tabblad ‘Algemeen’.
   
4. Voor versturen naar de overheid, dient bij het veld OINO nummer alleen het nummer (inclusief voorloopnullen) gevuld te worden. Indien er niet gestuurd hoeft te worden naar de overheid, dan kun je verder gaan met de volgende stap.
5. Vul bij het ‘Bedrijfs-ID eVerbinding‘ de identifier van de klant in zoals het KvK-nummer (of NL:OIN: voor de overheid). Behalve als deze is ingevuld bij de verkooprelatie. Eén van deze velden is verplicht bij de verzending via eVerbinding.
   Let op! Bij het versturen moet je gebruik maken van het e-facturatieadres zoals: NL:OINO:00000001234567890000 (Nederlandse overheid);
   NL:KVK:12345678 (Nederlandse organisaties);
   BE:VAT:BE0123456789 (Belgisch BTW nummer voor Belgische organisaties);
   BE:EN:0123456789 (Belgisch ondernemingsnummer voor Belgische organisaties);
   GLN:01234567890123.
6. De Vlaamse en Nederlandse overheid wil een ordernummer in de factuur vermeld hebben. In Afas profit kan de orderreferentie verplicht worden gemaakt.
   
7. Je kunt deze verstrekkingswijze ‘eVerbinding(UBL)’ hier niet kiezen als voorkeur verstrekkingswijze. De verstrekkingswijze ‘eVerbinding’ is namelijk geen generieke verstrekkingswijze voor alle te verstrekken documenten, maar alleen van toepassing op de verstrekking van facturen.
8. Controleer of ‘E-mail werk’ is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
   
9. Ga naar het tabblad ‘Digitaal’.
   
10. Klik op de actie ‘Onderhouden’. Het volgende scherm verschijnt.
    
11. Je ziet bovenin de boekingslay-out wat de algemene instelling bij deze relatie is qua verstrekkingswijze en contact.
12. Klik op ‘Nieuw’.
13. Selecteer ‘Nieuw’.
14. Selecteer het ‘Type rapport’.
    
15. Kies voor ‘Verkoopfactuur’.
    
16. Selecteer ‘Verstrekkingswijze’
    
    
17. en kies voor ‘eVerbinding(UBL)’ en klik op ‘OK’.
    
    Bij project facturen kan de optie eVerbinding (UBL) ontbreken. Deze optie kan dan achteraf gekozen worden. Zie verzenden projectfactuur.
18. Selecteer het ‘Contact’.
    
19. En bevestig met ‘OK’.
    
20. Controleer of ‘E-mail werk’ is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
    
21. Klik op ‘Voltooien’.

Na Voltooien kan via Verzenden & ontvangen de factuur verzonden worden.

Verzenden projectfactuur

Ga naar de projectfacturen en selecteer de factuur die via eVerbinding verzonden moet worden.
Gebruik de op 3. Output om een andere verstrekkingswijze te selecteren.

Na Voltooien kan via Verzenden & ontvangen de factuur verzonden worden.

Indien het verzenden niet lukt met een ‘No entityId found for company’ in het ‘Berichtactie’ scherm, dan kan het zijn dat de Postcode controle met het KvK nummer niet klopt. Bijvoorbeeld door het gebruik van een nevenvestiging in de KvK registratie.