Het streven voor de verwerking van een pdf factuur

De onderstaande keuzes zijn tot stand gekomen in jaren van ervaring voor enorm veel verschillende bedrijven. Wij geloven in de meerwaarde van een generieke oplossing. De conversiedienst van PDF-facturen is erop ingericht zoveel mogelijk facturen te kunnen verwerken, zodat de ontvanger verder kan met de administratieve verwerking. Hierdoor voorkomen wij onnodig veel tijd wat moet worden besteed aan handwerk. Bij het insturen van facturen die fouten bevatten, zoals onjuist KvK nummers, IBAN nummers en BTW nummers kan het misgaan. De verwachting is dan ook dat facturen met een onduidelijkheid direct worden afgekeurd.

Waar optelfouten worden geconstateerd, gaat het ‘verschil’ of ‘de foutieve-telling’ naar de 0% BTW regel, zodat er toch output komt en deze factuur dan zonder fiscaal risico kan worden verwerkt.
Indien een ‘ordernummer‘ kan worden gevonden (bij de scan-herken stroom voor hoge kwaliteit), betreft dit veelal het ordernummer van de leverancier en niet van de opdrachtgever. Dit geldt ook voor Opdrachtnummer. Daarom wordt ‘gezocht’ op UW ordernummer, UW referentie, etc. Indien de eigen reeks gehanteerd moet worden en deze heeft een uniekheid zoals altijd hetzelfde aantal karakters, of altijd beginnend met…, dan kan dit worden doorgegeven.

Wat gebeurt er met ‘facturen in de toekomst‘. Ons systeem detecteert dat, maar hoeft niet altijd fout te zijn. Denk aan belastingdienstaanslagen, huurnota’s en leasefacturen zijn vaak gedateerd in de toekomst. Onredelijke toekomst facturen worden wel onderschept.
Indien geen factuurdatum is ingevuld, wordt de datum van ontvangst ingevuld. Indien geen factuurnummer is gevonden, wordt de datum als factuurnummer genomen. Deze maatregelen zorgen er voor dat de ontvanger verder kan met de administratieve verwerking. Soms is het ook niet anders mogelijk, denk hierbij bijvoorbeeld aan kassabonnen.