Kan ik een factuur per e-mail aanleveren om te versturen over het netwerk?

Ja én nee.

  • Een pdf factuur mag niet per mail aangeleverd worden om automatisch via het netwerk te worden verzonden. De pdf factuur moet namelijk omgezet worden naar een XML, dit gaat via onze conversierobot en daarbij bestaat een kans dat we de factuur niet juist herkennen, daardoor moet er altijd een handmatige controle gedaan worden voordat de factuur verzonden mag worden. Daarvoor zal een ingezonden pdf factuur klaargezet worden als een concept factuur welke je na controle handmatig moet verzenden.
  • Een XML factuur mag wel automatisch verzonden worden, hierbij is het verplicht om SSL/TLS te gebruiken bij het mailadres waar je vandaan verstuurt. Een valide SI1.2, SI2.0/NLCIUS of Bisv3 kunnen automatisch verzonden worden, wanneer het aangeleverde bestand geen valide e-factuur is, voeren wij een transformatie uit naar 1 van deze 3 formaten. Wanneer de factuur na transformatie valide is zullen wij de factuur verzenden, mocht de factuur niet valide zijn dan maken wij een concept factuur aan en zal je handmatig de factuur moeten aanpassen en verzenden.

Hoe je een vertrouwde afzender aanmaakt om een Concept factuur aan te maken of een XML factuur automatisch te verzenden leggen we hieronder uit. Ga hiervoor naar Email Receiver -> Nieuwe afzender.

Om een PDF of XML aan te leveren maak je een vertrouwde afzender aan. Bij het maken van de vertrouwde afzender wordt er gekozen voor ‘Concept factuur‘ in het veld ‘Documenttype‘. Om XML-factuur automatisch te versturen aan te kunnen vinken, is Accepteer alleen veilige e-mailadressen verzonden via SSL of TLS verplicht. De notificatie kan aan of uitgezet worden. Wanneer deze aan staat zal je een mail krijgen wanneer ingezonden XML factuur automatisch is verzonden of wanneer de XML factuur niet automatisch verzonden kon worden. Wanneer deze uitstaat zal je alleen een mail ontvangen wanneer de aangeleverde XML factuur niet automatisch verzonden kon worden.

  • Kies linksboven de organisatie waarvoor je dit mailadres aan wilt maken.
  • Hierna vul je rechtsboven het Contact e-mailadres, dit is het mailadres wat e-mails ontvangt, bijvoorbeeld een samenvatting ingestuurde documenten, afkeur berichten, wanneer een XML factuur automatisch is verzonden of wanneer de XML factuur niet automatisch verzonden kon worden, wanneer dit is ingevuld druk je bovenin op Opslaan en wordt er een mailadres gegenereerd.
    • Als Whitelist van e-mailadres/domein leeg wordt gelaten, is het Contact e-mailadres het adres wat mag insturen naar deze vertrouwde afzender. Wanneer de inzender anders moet zijn dan het contactmailadres, vul je hier het mailadres in wat de bestanden in gaat sturen.
      Er kan ook gekozen worden om een heel domein te White listen, bijvoorbeeld @econnect.eu. Dan mag iedereen met @econnect.eu straks insturen naar het gegenereerde mailadres.

Wanneer je software niet in staat is om het Peppol adres van de ontvanger in de XML te zetten, dan is het mogelijk om dat in Zenden Via in te vullen. Hiervoor zal je per klant een vertrouwde afzender aan moeten maken en krijg je voor elke klant een eigen mailadres waar de XML factuur heen gestuurd moet worden.

Hierna is er een vertrouwde afzender aangemaakt, dit is nog een Gemaakt Concept, door op Verstuur uitnodiging te klikken, gaat er een mail naar het Contact e-mailadres. Door daarna een factuur in te sturen vanaf het mailadres of domein wat in de White list staat, naar het gegeneerde e-mailadres wordt de verbinding tot stand gebracht en is daarna de status Actief.

Wanneer de uitnodiging is verzonden in bovenstaand voorbeeld, is support@econnect.eu het enige mailadres wat in mag sturen naar gp7k2guz@pilot-trust.econnect.eu.
Alle notificaties worden verzonden naar techsupport@econnect.eu.
Alle XML facturen die ik instuur worden verzonden naar NL:KVK:12345678.
De facturen komen in het Postvak-uit van de gekozen gemaskeerde organisatie.
Het is ook mogelijk om een PDF naar dit mailadres te sturen, deze wordt omgezet naar een e-factuur en als concept klaargezet voor de gemaskeerde organisatie.

Wanneer een PDF factuur in wordt gestuurd, zal de PDF door de conversie als e-factuur klaargezet in de verkoopfactuur app als concept factuur, voor ingevuld met de waarde vanuit de conversie. Vervolgens kan hij na controle met één druk op de knop worden verstuurd.

Wanneer een XML factuur in wordt gestuurd, zal de xml meteen worden verzonden als deze valide is, mocht de factuur niet valide zijn, zal de factuur als concept factuur klaar worden gezet in de verkoopfactuur app. Vervolgens kan hij na het aanvullen van missende informatie verzonden worden.

Zie ook ons instructie filmpje:

Mocht er hulp nodig zijn bij het instellen van deze stappen, dan kan contact worden opgenomen met de afdeling sales