Verwerken van verkoopfacturen

Indien het softwarepakket geen verkoopfacturen via eVerbinding kan versturen is het toch mogelijk deze automatisch te verwerken in de financiële administratie door een kopie naar eVerbinding te sturen.

Worden de facturen gemaakt in excel of Word, dan adviseren wij gebruik te maken van de gratis oplossing op het eVerbinding platform.

Facturen aanleveren met UBL bestand

Wanneer een factuur wordt aangeboden met een UBL-bestand kan deze direct worden verwerkt. Wij controleren het UBL bestand en wanneer deze juist is kun je de factuur direct inlezen in je boekhoudsoftware. Voor deze controle worden geen kosten berekend. Hierdoor is de verwerking niet alleen sneller maar ook goedkoper. Als de UBL niet voldoet aan de SI standaard of om andere reden wordt afgekeurd, dan wordt automatisch de PDF opgepakt indien deze dezelfde naam heeft.

Voorwaarden insturen van Verkoopfacturen

Voor een snelle en nauwkeurige verwerking van de verkoopfacturen in een ander formaat dan UBL zijn onderstaande punten belangrijk:

  1. Vermeld het adres van de klant op de factuur.
  2. Vermeld je eigen adres op de factuur.
  3. Het toevoegen van IBAN en BTW nummers helpt bij een goede herkenning.
  4. Zorg dat voor iedere BTW percentage de grondslag, percentage en BTW bedrag op één regel vermeld staan.
  5. Één factuur per bestand (pdf, bmp, jpg, jpeg, png, doc*, xls*, docx*, xlsx*).
  6. Je kunt ook foto’s van de factuur maken met je mobiel en doorsturen
  7. Lever facturen met meerdere pagina’s aan als één bestand
  8. De e-mail mag tot 35 MB groot zijn.
  9. Maximaal 50 facturen per e-mailbericht.
    (let op! afbeeldingen in handtekeningen etc worden ook gezien als bijlagen)
  10. De maximale grote van één bestand is 10 MB.
  11. Bijlage(n) kleiner dan 10KB worden niet verwerkt.* alleen officiële versie van Microsoft Office wordt ondersteund

TIP: Stuur de verkoopfacturen ook aan jezelf

Voeg bij het verzenden van de verkoopfactuur aan de klant je eVerbinding e-mailadres <kvknummer>@verkoopfacturen.everbinding.nl toe in de BCC. Hiermee ziet de klant niet dat de pdf-factuur ter conversie wordt aangeboden aan het eVerbinding platform. Na de conversie is de verkoopfactuur direct beschikbaar in het postvak uit van eVerbinding en kan hij worden gedownload naar het eigen gekoppelde boekhoudpakket. Indien het een xml factuur betreft, dan wordt de conversie overgeslagen en staat de factuur direct klaar in het Postvak uit ter download naar het eigen gekoppelde boekhoudpakket.

Verbinden met lokale map
Voor een beveiligde upload bieden we ook de mogelijkheid verbinding te maken met een lokale map op de server.

Let op! Niet ieder softwarepakket kan verkoopfacturen inlezen. De pakketten die dit op het moment van schrijven ondersteunen zijn Accountview en Exact online. Controleer hiervoor de softwarekoppeling.

Voor insturen inkoopfacturen volg de uitleg over het Verwerken van inkoopfacturen.