Stap voor stap een e-factuur naar België versturen

Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, ben je klaar om een e-factuur te versturen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een e-factuur naar België moet sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar de Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn.

Na het inloggen, zie je de de organisaties waar je toegang tot hebt, je kunt namens deze organisaties een e-factuur sturen, open hiervoor de App ‘Verkoopfactuur’ aan de linker kant.

Daarna begin je in het Dashboard van de Verkoopfacturen, hierin zie je hoeveel je en in welke maand aan verkoopfacturen hebt gestuurd. Als dit de eerste factuur is zal het leeg zijn. Druk dan links in het menu op ‘Nieuwe Factuur’.

Je begint met een lege factuur die we nu gaan vullen.

We beginnen met de Leverancier te vullen, dit is de eigen organisatie. Als je op het witte vlak klikt waar ‘Type de organisatienaam…’ staat, krijg je de keuze om een organisatie te kiezen. Op het voorbeeld heb ik toegang tot 1 organisatie en die kies ik.

De gegevens worden gevuld, omdat het Btw nummer nog niet op het platform is geregistreerd moet deze zelf ingevuld worden.

Wanneer je eigen gegevens zijn ingevuld, gaan we de Debiteur (klant die de e-factuur moet ontvangen) vullen. Omdat de optie ‘Organisatie Zoeken’ alleen voor Nederlandse organisaties beschikbaar is, kiezen we voor ‘Adres handmatig invoeren’.

Daarna zie je het volgende voor je, dit gaan we vullen met de gegevens die je van De Lijn (of een andere klant) hebt gekregen.

Dat ziet er als volgt uit, belangrijk is om niet te vergeten het land te wijzigen van NL naar BE, daarna kan je op ‘Opslaan’ klikken.

Daarna vullen je het Btw nummer in*, in dit geval die van de Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn. Zorg dat het OrganisatieID en Zenden Via is gevuld en op VAT staat. Daarna zie je nog de optie staan voor het Afleveradres, deze kan je wijzigen, of het vinkje aanzetten zodat de gegevens van de debiteur worden overgenomen.

*Let op dat het VAT nummer aan elkaar geschreven staat: BE0242069537. Anders kan de factuur niet via Peppol worden verzonden

Nu kunnen we de rest van de factuur vullen, het kan zijn dat je leverancier vraagt om wat extra gegevens op te nemen in de factuur zodat deze meteen goed geplaatst kan worden in hun softwaresysteem. Voor nu gaan we er van uit dat we het Factuurnummer, Ordernummer en Factuuraanvraagreferentie moeten opgeven zoals gekregen van de klant. De factuuraanvraagreferentie is iets typisch voor het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap, deze zul je dus niet altijd hoeven te vullen tenzij aangegeven door je klant.

Om het factuurnummer in te kunnen vullen, klik je op ‘Wijzigen’.

Waar de gegevens in worden gevuld is belangrijk, dit komt namelijk in de XML (e-factuur) en wordt door het softwaresysteem uitgelezen. De gekregen gegevens vul je dan zo in:

-De factuurdatum is de datum waarop je de factuur stuurt.
-De leveringsdatum is de datum waarop een artikel geleverd gaat worden (niet verplicht om in te vullen)
-De start- en einddatum gaat over een eventueel project of tijdsbestek waar de factuur voor gestuurd wordt (ook niet verplicht, Maar als je de startdatum invult, is de einddatum wel verplicht en andersom)
-Het type factuur is voor nu een gewone factuur, voor een Credit/Correctiefactuur kan dit aangepast worden.

Daarna vul je de betaalgegevens in. In de ‘Betalingsvoorwaarden’ wordt het IBAN nummer ingevuld op de plek van [Account Number]. Het betalingskenmerk is wat de klant moet vermelden bij de betaling, deze is nu automatisch gevuld met het OrganisatieID van de klant en het factuurnummer.

Nu kan je de factuurregels vullen. Let op! Voor factureren vanuit Nederland naar België is volgens de Wettelijke bepalingen de Btw verlegd. Dit kan je kiezen door op het vakje met 21% te klikken. Eventueel kan je extra regels toevoegen met de groene plus button aan de rechter kant.

Als dit klaar is, kan je naar boven scrollen en klikken op ‘Bijlagen’, hier heb je de optie om een bestand te uploaden door te klikken op de Groene knop met de paperclip. Vaak is dit de originele Pdf die dan in de XML wordt geplaatst. Wanneer alles is ingevuld, klik je op ‘Opslaan’

Dan opent zich het volgende scherm, de documentnaam is de naam die je straks in je postvak-uit ziet. De documentnaam is automatisch gevuld, wanneer je in het witte vlak van beschrijving klikt, vult het platform deze met de tekst uit het documentnaam, maar je staat vrij om dit aan te passen. Daarna klik je weer op Opslaan.

Je krijgt een groene balk dat het document is bijgewerkt. Ook kan je hier een Voorbeeld Pdf zien, dit is een Pdf die wij van de XML maken.

Daarna klik je op verzenden, wanneer alles goed is ingevuld zie je het volgende scherm, anders krijg je een pop-up met wat er fout is. Je ziet dat het Btw (VAT) nummer automatisch is gevuld doordat deze bij de Debiteur is ingevuld. Het groene vinkje achter VAT betekent dat de ontvanger beschikbaar is in het Peppol netwerk. Hier klik je op verzenden.

Nadat je op verzenden hebt geklikt krijg je rechts bovenin een groene balk dat de factuur is verzonden, mocht er iets niet goed gaan krijg je hier een rode balk met een foutmelding. Ook krijg je de optie om de conceptfactuur te bewaren, zo hoef je de volgende keer alleen de factuur aan te passen met nieuwe gegevens alvorens te versturen.

Krijg je de groene balk, dan kan je daarna de factuur onder het kopje ‘Verzonden facturen’ en de optie ‘Alles’ terugvinden.

De optie ‘Ons Netwerk’ kan gebruikt worden voor klanten die al een account hebben op het platform van eVerbinding, deze optie wordt automatisch geselecteerd als het platform de gegevens van de debiteur herkend en ziet dat de klant een account heeft.

De optie ‘E-mail’ wordt eigenlijk nooit gebruikt. Dit is voor als klanten niet beschikbaar zijn in ‘Ons netwerk’ en het ‘Extern netwerk’. Dan word er een e-mail naar het opgegeven e-mailadres gestuurd dat ze de factuur online kunnen inzien en eventueel downloaden.