Versturen van factuur naar België via het platform

Om een factuur te versturen moet je je organisatie bij eVerbinding hebben geactiveerd. Het activeren van een bedrijf staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eVerbinding.

Voor versturen van facturen vanuit een Belgische entiteit is er meer informatie te vinden op onze algemene website.

Veel voorkomende fout:
De leverancier zit enkel in Orafin op zijn KBO-nummer. Dus de organisatie is bij de Belgische ontvanger alleen bekend onder het KBO-nummer en niet onder het Nederlandse KvK of BTW nummer.
Oplossing: De dossierbehandelaar, die bestellingen plaatst, zal een inkooporder moeten aanmaken op de VOP + Nederlands BTW-nummer.

Factuur versturen
Vanaf het eVerbinding platform kunnen facturen verstuurd worden naar de Belgische overheid. Op dit moment kunnen alleen Nederlandse bedrijven, die bekend zijn in bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, via de zoekoptie gevonden worden. De gegevens van de ontvanger kunnen met de hand worden ingegeven.

Kies voor de app ‘Verkoopfactuur’ en vervolgens voor ‘Nieuwe factuur’ (of als er al eerder een factuur is verstuurd voor ‘Model factuur’). Gebruik  ‘Adres handmatig invoeren’ om de juiste Debiteur op te geven.

Nieuwe factuur maken - debiteur

Gebruik bij “Leverancier” een van de geactiveerde organisaties in je omgeving.

Tijdens het handmatig invoeren is de selectie van de landcode BE van belang voor de juiste routering. Sla de debiteur op.

Na het opslaan krijg je de mogelijkheid om het Belgische btw-nummer in te vullen, dat gebruikt zal worden voor de routering naar de Belgische ontvanger. Het BTW-nummer bestaat uit BE + 10 cijfers. Als het nummer kleiner is dan 10 cijfers moet je het nummer aan de linkerkant aanvullen tot 10 cijfers met een 0 (nul). Het nummer kan worden gecontroleerd op de website van VIES: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Hierna kun je de factuur verder afmaken, bewaren en versturen. Let erop dat in veel gevallen het ordernummer verplicht is om in te geven en ook het eigen BTW nummer indien er voor Verlegd is gekozen. Anders kan de factuur door de ontvangende partij niet in behandeling worden genomen. Voor factureren vanuit Nederland naar België dien je bij de BTW in gave te kiezen voor:
Over het algemeen brengt u geen btw in rekening aan ondernemers uit andere EU-landen. Bij goederen past u dan het 0%-tarief toe en bij diensten wordt de btw naar uw klant verlegd. Levert u goederen of diensten aan klanten die geen aangifte doen, bijvoorbeeld particulieren? U brengt dan normaal gesproken 6 of 21% Nederlandse btw in rekening.
bron: belastingdienst.nl

Tevens worden negatieve ‘prijs’ regels niet geaccepteerd en ook het totaal bedrag van de factuur mag voor het Belgische netwerk niet negatief zijn.
Om een negatieve factuurregel te krijgen, mag het aantal negatief worden ingegeven met een positieve ‘prijs’ zodat het totaal van die regel negatief wordt.

Indien bovenstaande regels niet worden gehanteerd, dan geeft het platform een melding dat de Bis4a validatie is mislukt.

Als het Belgische BTW-nummer goed is ingevuld, zal de factuur verstuurd worden via het “Extern Netwerk” PEPPOL. Via het PEPPOL netwerk wordt het document afgeleverd bij Mercurius, die de factuur vervolgens aflevert bij de juiste ontvanger.

Nieuwe factuur maken - Belgie verzenden

Na het verzenden kan worden gecontroleerd of er een ontvangst bevestiging is op Vlaamse netwerk.

De status uitwisseling tussen de netwerken verloopt nu nog per e-mail, dus het is van belang dat de afzender e-mail wordt ingegeven.