Vertrouwde e-mailafzender

Het is mogelijk om je leverancier uit te nodigen om naar een vertrouwd e-mailadres de facturen te sturen. Het zelf in-/doorsturen vanaf een gebruikers e-mailadres is dus niet meer nodig. (Bij de conceptfactuur ben je zelf de leverancier)

Ga onder het menu ‘Apps’ naar de Vertrouwde afzenders (Email receiver) app. Er wordt gestart in het dashboard zoals gebruikelijk bij de apps. Alle huidige e-mailadressen waarnaar gestuurd kan worden staan al zichtbaar in de weergave tab ‘Alles‘ onder ‘Vertrouwde afzenders‘ onderdeel. Daar kan nu ook een eigen vertrouwde afzender worden aangemaakt door op de groene plus (nieuw) knop te klikken.

Vertrouwde afzenders aanmaken

In de weergave ‘Alles’ kun je links in het menu “Nieuwe afzender” alsmede rechts onderin op de groene plus Plus klikken om een vertrouwde afzender aan te maken.

Ontvanger informatie

Het linker blok ‘Ontvanger informatie’ gaat over de eigen gegevens. Dus de eigen organisatie en over welk documenttype er verwerkt mag worden zoals de inkoopfacturen. De eigen organisatie is alleen zichtbaar als je beheerder bent van de organisatie. Het e-mailadres ontvanger wordt automatisch gegenereerd en wordt opgestuurd naar de leverancier zodra dat wordt aangegeven. Bijvoorbeeld AD64SDE@trust.econnect.eu.

Notificatie ontvangst via e-mail

Met deze optie aan wordt er een e-mail gestuurd naar de gebruikers die lid zijn van de organisatie als een leverancier, die hier is vastgelegd, een factuur heeft ingestuurd.

Accepteer alleen veilige e-mailadressen verzonden via SSL of TLS

Deze optie kan vooraf aan worden gezet als bekend is dat de afzender altijd deze beveiliging gebruikt. Als hij niet wordt aangezet, maar de afzender gebruikt het bij de eerste keer wel, dan wordt het vinkje alsnog automatisch gezet. Dan worden er dus geen e-mails meer verwerkt van deze leverancier als er geen SSL of TLS is gehanteerd.

Vertrouwde afzender

Contact e-mailadres

Het rechter blok ‘Vertrouwde afzender’ zijn de gegevens van de leverancier. Het contact e-mailadres is het adres waar eventuele afkeuringen heen worden gestuurd en degene die de uitnodigingsmail ontvangt. Dit hoeft dus niet perse de vertrouwde afzender te zijn.

Whitelist type

De whitelist type gaat over wie/wat er vertrouwd mag worden om in te sturen. Dat kan een volledig domein zijn van de leverancier of een specifiek e-mailadres. De geverifieerde gebruiker is een optie, maar hoeft niet te worden gebruikt. Deze worden met een automatisch proces al gecontroleerd. De geverifieerde gebruikers zijn dus alle gebruikers binnen de omgeving en die rechten hebben tot de organisatie. Dus ook, indien van toepassing, de gebruikers van de accountant/intermediair als er een machtigingsverzoek is.

Uitnodiging

Na het opslaan verschijnt de knop ‘Uitnodiging versturen‘. Deze stuurt een e-mail naar het contact adres met het verzoek naar het gegenereerde e-mailadres de facturen te sturen. Of, vanaf het domein (afhankelijk van de whitelist) of vanaf het vastgelegde e-mailadres onder ‘Whitelist van e-mailadres/domein.

Vertrouwde afzenders zijn na het opslaan aangemaakt. Deze wordt geactiveerd nadat de leverancier zijn eerste factuur heeft ingestuurd. Die e-mail afzender is dan direct gekoppeld aan het e-mailadres ontvanger dat is aangemaakt bij de ontvanger informatie.

Zoek afzender

Deze optie (Zoek afzenders) kijkt naar alle facturen in het conversietaken / Postvak in / Inkoopfacturen app, en kijkt of daar bekend is welke afzender e-mailadressen er zijn gebruikt van leveranciers. Op basis van die e-mailadressen genereert de app een ‘concept’ vertrouwde afzender. Deze hoef je dan alleen te controleren en te versturen om hem actief te maken. Er zijn geen e-mailadressen bekend van leveranciers bij documenten die vanuit een conversietaak zijn gestart. Dus op basis van die documenten/conversies kunnen niet automatisch e-mailadressen worden gegenereerd.

Tip: als een adres automatisch is gegenereerd, maar hij moet niet worden gebruikt/uitgenodigd, dan is het het beste om de status op ‘inactief’ te zetten. Bij een volgende generatie ronde, wordt hij dan niet automatisch opnieuw aangemaakt. Als hij wordt verwijderd, dan gebeurt dat uiteraard wel.