Verwerken van inkoopfacturen

eVerbinding biedt de mogelijkheid om facturen van andere bestandsformaten in te lezen in de financiële software. Onze scan herken tool zet deze bestanden om in een e-factuur en levert deze af in de gekoppelde administratie.

Hoe werkt het insturen van inkoopfacturen?

Verstuur de inkoopfactuur naar: <kvk>@inkoopfacturen.everbinding.nl. En binnen enkele seconden is deze taak als conversietaak beschikbaar op het platform. Dit e-mailadres ontvang je als de organisatie geactiveerd is op het eVerbinding platform.

Het insturen van de facturen is alleen mogelijk via e-mailadressen welke bekend zijn in het account of via een actief machtigingsverzoek van je intermediair. Zie hoe je extra e-mailadressen kunt toevoegen aan het account. Als de factuur automatisch wordt doorgestuurd, dan kan het zijn dat de doorstuur regel niet goed is aangemaakt. Voor meer uitleg zie de doorstuur instellingen van Microsoft.

Facturen aanleveren met UBL bestand

Wanneer een factuur wordt aangeboden met een UBL-bestand kan deze direct worden verwerkt. Wij controleren het UBL bestand en wanneer deze juist is kun je de factuur direct inlezen in je boekhoudsoftware. Voor deze controle worden geen kosten berekend. Hierdoor is de verwerking niet alleen sneller maar ook goedkoper. Als de UBL niet voldoet aan de SI standaard of om andere reden wordt afgekeurd, dan wordt automatisch de PDF opgepakt indien deze dezelfde naam heeft.

Voorwaarden bij het insturen

  1. De volgende bestandsformaten kunnen worden verwerkt:  pdf, jpeg, jpg, bmp, xml, png, xls*, doc*, xlsx*, docx*.
  2. Je kunt ook foto’s van de factuur maken met je mobiel en doorsturen.
  3. Één factuur per pdf-bestand.
  4. Verstuur facturen met meerdere pagina’s als één bestand
  5. De e-mail mag tot 35 MB groot zijn.
  6. Maximaal 50 facturen per e-mailbericht.
    (let op! afbeeldingen in handtekeningen etc worden ook gezien als bijlagen)
  7. De maximale grote van één bestand is 10 MB.* alleen officiële versie van Microsoft Office wordt ondersteund

Handig: eVerbinding detecteert of de verwerkte inkoopfactuur in het vervolg volledig elektronisch ontvangen kan worden. Indien dit het geval is, zetten we dit automatisch voor je om. Zo wordt de stroom echte ontvangen e-facturen steeds groter.

Krijg je een foutmelding bij het insturen van de inkoopfactuur? Bekijk hier de mogelijke oorzaken en oplossingen.

Er kunnen ook verkoopfacturen per e-mail worden aangeleverd.