Waarom kan mijn factuur niet worden verwerkt?

Krijg je een foutmelding bij het insturen van de inkoopfactuur? Dat is uiteraard niet de bedoeling. Het kan verschillende oorzaken hebben. Hier vind je ook een link naar ons streven van de verwerking van een pdf factuur: Het streven voor de verwerking van een pdf factuur

De meest voorkomende foutmeldingen bij de verwerking van een pdf factuur:

De factuur is eerder verwerkt
Het kan zijn dat de factuur al eerder is ingestuurd en is verwerkt. Om dubbelingen te voorkomen, verwerken we de factuur niet nogmaals.

Indien de factuur echt niet is verwerkt, stuur deze dan nogmaals in. Wordt deze factuur ook niet verwerkt? Controleer dan eerst of de factuur in het Postvak IN op het platform staat. Zo niet, neem dan contact op met onze Supportafdeling.

Het document is niet (goed) leesbaar
Het is mogelijk dat de inkoopfactuur een slechte kwaliteit heeft. Bijvoorbeeld te licht of te donker, per ongeluk een blanco vel of de achterkant van de factuur gescand. Het kan ook zijn dat het kassabonnetje slecht of niet goed leesbaar is. Probeer de documenten opnieuw te scannen en plak kassabonnetjes bijvoorbeeld op een A4 voordat ze gescand worden.

Essentiële elementen ontbreken
Som kan een document niet herkend worden als factuur. Een factuur wordt herkend via een aantal essentiële elementen. Dit is meer dan alleen de factuurvereisten. Vaak gaat het hier om een extra bijgevoegd document of afbeeldingen die zijn toegevoegd aan de e-mail. Alle afbeeldingen die in de e-mail zitten worden beoordeeld. De afbeeldingen worden ook beoordeeld omdat diverse e-mailsoftware de factuur als afbeelding kan meesturen.
Deze melding wordt gegeven voor het document dat geen factuur is of als de factuur niet aan de factuurvereisten voldoet. Als de e-mail ook een document bevat dat wel een herkenbare factuur is, dan wordt deze wel verwerkt.

Documenttype is onjuist
Niet alle bestanden worden ondersteund. Denk daarbij aan betalingsherinneringen of andere overzichten. Daarnaast kan het zijn dat de factuur is ingestuurd als inkoopfactuur terwijl het een verkoopfactuur is of andersom. Wanneer het een factuur betreft kan deze opnieuw worden ingestuurd naar het juiste e-mailadres.

Je hebt in eVerbinding geen relatie met de organisatie waarvoor dit document bestemd is.
Controleer op de volgende punten: Is de organisatie aanwezig in je omgeving? Ben je lid van de organisatie, of heb je een actief machtigingsverzoek voor deze organisatie?

De e-mail heeft geen (geldige) bijlage(n).
Voeg ten minste één of meerdere bijlagen toe. Gebruik een van de volgende bestandstypes: pdf, jpeg, jpg, bmp, xml, xls*, xlsx*, doc*, docx*. Bijlage(n) kleiner dan 10KB worden niet verwerkt en tellen daarom niet mee.
* alleen officiële versie van Microsoft Office wordt ondersteund

Een van de bijlage(n) worden niet ondersteund.
Gebruik altijd een van de volgende bestandstypes: pdf, jpeg, jpg, bmp, xml, png, xls, xlsx, doc, docx.

Het e-mailadres van de afzender is niet bekend.
Maak een gebruikersaccount aan met dit e-mailadres. Of voeg dit e-mailadres toe aan je bestaande gebruikersaccount. Als de factuur automatisch wordt doorgestuurd, dan kan het zijn dat de doorstuur regel niet goed is aangemaakt. Voor meer uitleg zie de doorstuur instellingen van Microsoft.

De organisatie is niet gevonden.
Controleer op de volgende punten: Is de organisatie met het opgegeven nummer aangemaakt? Is de geregistreerde organisatie ook geactiveerd?

De elektronische factuur kan niet worden verwerkt.
Zorg dat de factuur voldoet aan de vereisten van Simplerinvoicing. De bijlage moet UTF-8 gecodeerd zijn. Vraag de leverancier om dit te verbeteren.

De e-mail bevat te veel bijlagen.
Het maximum van 50 bijlagen is overschreden. Verdeel de facturen over meerdere e-mails. Bijlage(n) kleiner dan 10KB worden niet verwerkt en tellen daarom niet mee.

De bestandsgrootte van de bijlage(n) overschrijdt het limiet.
Verdeel de facturen over meerdere e-mails. Zorg dat de grootte per bijlage niet meer is dan 35MB. Stel bijvoorbeeld de scanner in op minder hoge kwaliteit.

De geadresseerde organisatie komt niet overeen met de ontvanger.
Het nummer waarmee de organisatie wordt geïdentificeerd in de elektronische factuur moet exact overeenkomen met de ontvanger. Vraag de verzender van de factuur dit aan te passen, of het veld leeg te laten.

Let op! Als een factuur ten behoeve van een conversietaak door bovenstaande oorzaken wordt afgekeurd, stuur deze dan alleen opnieuw in als de oorzaak is opgelost.

Wat te doen bij fouten na insturen xml bestand?

Naast een pdf kan er ook een xml (e-factuur) worden ingestuurd. Niet alle xml bestanden hebben de juiste opbouw. Er zijn afspraken gemaakt zodat de xml aan de juiste validaties voldoet. Dit kan vooraf ook worden gecontroleerd door bijvoorbeeld de validatietool van https://peppol.helger.com/public/locale-en_US/menuitem-validation-bis2 te gebruiken. Ook kan er een controle worden gedaan door een e-mail te sturen naar validatethis@simplerinvoicing.org