Waarom is het ontdubbelen nodig?
Een factuur kan elektronisch ontvangen worden én bijvoorbeeld per e-mail. Een andere mogelijkheid is dat verschillende mensen in het bedrijf de factuur hebben ontvangen en doorgestuurd. Met als gevolg dat dezelfde factuur twee keer wordt verwerkt met het risico van dubbele betaling.
Wat zijn de controle momenten?
Er zijn 6 controlemomenten voor het voorkomen van dubbele facturen. De eerste controle is bij het insturen van de facturen. Wanneer de leverancier elektronisch aanlevert, dan hoeven de eventuele PDF facturen niet te worden doorgestuurd naar eConnect (1). Mocht dat toch gebeuren dan doet eConnect een controle op de volgende drie punten:
- Leverancier,
- Factuurdatum,
- Factuurnummer. (2)
Mochten er meerdere pdf’s worden gescand die door een conversietaak worden omgezet naar een elektronische factuur, dan is er een extra controle door onze conversiepartner (3). Omdat de factuur zowel elektronisch kan worden aangeleverd als via een conversietaak, hebben wij een controle op de volgende drie punten Leverancier, factuurdatum en factuurnummer. Mocht op één van deze punten een verschil ontstaan door de conversieslag, dan zien wij de dubbele factuur niet. Mochten alle punten overeenkomen, dan zien wij de factuur als een unieke factuur, maar met het kenmerk ‘dubbele’. Deze dubbele factuur wordt niet aangeboden ter download aan de gekoppelde software.
(Als de factuur voor een tweede keer wordt aangeboden als conversietaak, dan is een revisie/dubbele niet mogelijk)
Als de factuur dubbel is aangemerkt door ons, maar op een latere datum, dan komt hij dus als extra factuur in het Postvak in van het platform, maar wordt hij niet ter download aangeboden. Dit kan echter wel worden ingezet door achter het document op de 3 puntjes te klikken en de factuur (ook) als origineel aan te bieden.
Van daaruit wordt hij gedownload en komt de factuur in het ERP pakket. Ook daar zal een controle worden uitgevoerd op twee punten, leverancier en factuurnummer (4). En uiteraard volgt daarna de controle bij de aflettering (5). De laatste controle is bij het goedkeuren van de betalingen (6).
Alle ingestuurde gescande facturen worden vóór omzetting naar een e-factuur gecontroleerd of ze niet al eerder zijn verwerkt. Wanneer er een dubbele factuur wordt herkend, ontvang je een melding per e-mail.
Hoe werkt de detectie van reeds ontvangen facturen precies?
Bij de ontvangst van ieder document controleert eConnect of eenzelfde factuurnummer op dezelfde factuurdatum van deze leverancier bekend is. Indien dit het geval is, wordt de laatst verwerkte factuur als uniek document opgeslagen. De gekoppelde softwarepakketten zullen dit document pas (opnieuw) ophalen als deze factuur is aangemerkt als ‘origineel’. Indien het document al verwerkt is, zal hierover ook een melding verschijnen in de software.
Hoe kunnen facturen dubbel binnenkomen en zo worden herkend?
Waar moet je op letten en wat weet je zeker?
Indien een pdf-factuur dubbel wordt aangeboden in ons systeem blijft er een minimale kans bestaan dat dit niet wordt gesignaleerd. De systemen worden steeds beter in deze detectie. Alleen bij échte elektronische facturen ben je zeker van 100% juiste detectie van dubbele facturen.