Hoe/Wordt een dubbele factuur herkend?

Waarom is het ontdubbelen nodig?

Een factuur kan elektronisch ontvangen worden én bijvoorbeeld per e-mail. Een andere mogelijkheid is dat verschillende mensen in het bedrijf de factuur hebben ontvangen en doorgestuurd. Met als gevolg dat dezelfde factuur twee keer wordt verwerkt met het risico van dubbele betaling.

Wat zijn de controle momenten?

Er zijn 6 controlemomenten voor het voorkomen van dubbele facturen. De eerste controle is bij het insturen van de facturen. Wanneer de leverancier elektronisch aanlevert, dan hoeven de eventuele PDF facturen niet te worden doorgestuurd naar eVerbinding (1). Mocht dat toch gebeuren dan doet eVerbinding een controle op de volgende drie punten:

  1. Leverancier,
  2. Factuurdatum,
  3. Factuurnummer. (2)

Mochten er meerdere PDF’s worden gescand wat door een conversietaak worden omgezet naar een elektronische factuur, dan is er een extra controle door onze conversiepartner (3). Omdat de factuur zowel elektronisch kan worden aangeleverd als via een conversietaak, hebben wij een controle op de volgende drie punten Leverancier, factuurdatum en factuurnummer*. Mocht op één van deze punten een verschil ontstaan door de conversieslag, dan zien wij de dubbele factuur niet. Mochten alle punten overeenkomen, dan zien wij de factuur als een revisie. Wanneer de factuur nog niet is gedownload, dan wordt hij samengevoegd en anders wordt hij opnieuw aangeboden als de ontvangende software dit ondersteunt.
(Als de factuur voor een tweede keer wordt aangeboden als conversietaak, dan is een revisie niet mogelijk)

Als de factuur dubbel is aangemerkt door ons, maar op een latere datum, dan komt hij dus als revisie in de Inbox van het platform. Als de controle geen dubbele factuur ziet doordat één van de punten afwijkt, dan wordt de factuur als een nieuwe factuur behandeld en komt hij in de Inbox van het platform.

Van daaruit wordt hij gedownload en komt de factuur in het ERP pakket. Ook daar zal een controle worden uitgevoerd op twee punten, leverancier en factuurnummer (4). En uiteraard volgt daarna de controle bij de aflettering (5).  De laatste controle is bij het goedkeuren van de betalingen (6).

*Het filter voor ontdubbelen zit niet op facturen zonder KvK (dus ook buitenlandse) of kas/pin bonnen. Ook declaraties of inkoopverklaringen worden niet gezien als factuur en daar is dus ook geen controle op dubbel mogelijk.

Alle ingestuurde gescande facturen worden vóór omzetting naar een e-factuur gecontroleerd of ze niet al eerder zijn verwerkt. Wanneer er een dubbele factuur wordt herkend, ontvang je een melding per e-mail.

Hoe werkt de detectie van reeds ontvangen facturen precies?

Bij de ontvangst van ieder document controleert eVerbinding of eenzelfde factuurnummer op dezelfde factuurdatum van deze leverancier bekend is. Indien dit het geval is, wordt de laatst verwerkte factuur als nieuwe versie opgeslagen, waarbij het oude document altijd als revisie zichtbaar blijft. Daarnaast wordt de status teruggezet naar ‘ontvangen’, zodat de goedkeuring opnieuw moet plaatsvinden. De gekoppelde softwarepakketten zullen dit document opnieuw ophalen. Indien het document al verwerkt is, zal hierover een melding verschijnen in de software.

Hoe kunnen facturen dubbel binnenkomen en als revisie worden herkend?

Als een factuur via e-mail is aangeleverd en via onze conversiepartner is geconverteerd, dan kan niet via dezelfde weg nog een keer worden aangeboden. Onze conversiepartner heeft daar een controle op. Echter als de factuur ook via een elektronische factuur binnenkomt, dus via een andere weg, dan kan het een revisie worden als deze zodanig wordt herkend.

Waar moet je op letten en wat weet je zeker?

Indien een pdf-factuur dubbel wordt aangeboden in ons systeem blijft er een minimale kans bestaan dat dit niet wordt gesignaleerd. De systemen worden steeds beter in deze detectie. Alleen bij échte elektronische facturen ben je zeker van 100% juiste detectie van dubbele facturen.